SARLAFT

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

PARTE I

INSTRUCCIONES GENERALES APLICABLES A LAS ENTIDADES VIGILADAS

TÍTULO IV

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

CAPÍTULO IV: INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

CONSIDERACIONES GENERALES

El lavado de activos y la financiación del terrorismo representan una gran amenaza para la estabilidad del sistema financiero y la integridad de los mercados por su carácter global y las redes utilizadas para el manejo de tales recursos. Tal circunstancia destaca la importancia y urgencia de combatirlos, resultando esencial el papel que para tal propósito deben desempeñar las entidades vigiladas por la SFC y el supervisor financiero.

Partiendo de ello, esta Superintendencia requiere que las entidades vigiladas implementen un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo –SARLAFT– con el fin de prevenir que sean utilizadas para: (i) dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas y (ii) canalizar recursos hacia la realización de actividades terroristas.

Así, en desarrollo de los arts. 102 y siguientes del EOSF, y en consonancia con el artículo 22 de la Ley 964 de 2005, la SFC establece los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender en el diseño, implementación y funcionamiento del mencionado sistema.

El SARLAFT se compone de dos fases, a saber: la primera, que corresponde a la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo (en adelante, LA/FT); y la segunda, que corresponde al control, y cuyo propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.

La administración del riesgo de LA/FT tiene una naturaleza diferente a la de los procesos de administración de los riesgos típicamente financieros (crédito, técnicos de seguros, mercado, liquidez, etc.), pues mientras que los mecanismos para la administración del primero se dirigen a prevenirlo, detectarlo y reportarlo -oportuna y eficazmente-, los mecanismos para la administración de los segundos se dirigen a asumirlos íntegra o parcialmente en función del perfil de riesgo de la entidad y la relación rentabilidad / riesgo.

1. DEFINICIONES

Para efectos del presente Capítulo, los siguientes términos deben entenderse de acuerdo con las definiciones que a continuación se establecen:

1.1. Agentes económicos: Son todas las personas naturales o jurídicas o estructuras sin personería jurídica que realizan operaciones económicas dentro de un sistema.

1.2. Alta Gerencia: Son las personas responsables de dirigir, ejecutar y supervisar las operaciones de la entidad bajo la dirección de la junta directiva.

1.3. Banco pantalla: Es una institución financiera que: (i) no tiene presencia física en el país en el que está constituido y recibe licencia, (ii) no pertenece a un conglomerado financiero que esté sujeto a una supervisión comprensiva y consolidada por parte de esta Superintendencia, y (iii) no es objeto de inspección, vigilancia y/o control o un grado de supervisión equivalente, por parte del supervisor de la jurisdicción donde se encuentre domiciliado o constituido.

1.4. Beneficiario final: Son las personas naturales a las que se refiere el artículo 631-5 del Estatuto Tributario, o cualquier norma que lo modifique o sustituya.

1.5. Canales de distribución: Se entienden como tales los regulados en el Capítulo I del Título II de la Parte I de la presente Circular.

1.6. Cliente: Es toda persona natural o jurídica o estructura sin personería jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

1.7. Contexto externo: Es el ambiente externo en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos que puede incluir : (i) el ambiente cultural, social, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo, bien sea internacional, nacional, regional o local; (ii) impulsores clave y tendencias que tienen impacto en los objetivos de la

organización; y (iii) relaciones con personas y organizaciones que pueden afectar, verse afectadas, o percibirse a sí mismas como afectadas por una decisión o una actividad, y sus percepciones y valores.

1.8. Contexto interno: Es el ambiente interno en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos que puede incluir: (i) el gobierno, estructura organizacional, funciones y responsabilidades; (ii) políticas, objetivos y estrategias implementadas para lograrlos; (iii) las capacidades, entendidas en términos de recursos y conocimiento (vr.gr. capital, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologías); (iv) sistemas de información, flujos de información y procesos para la toma de decisiones (tanto formales como informales); (v) la cultura de la organización; (vi) normas, directrices y modelos adoptados por la organización;

y (vii) formas y extensión de las relaciones contractuales.

1.9. Corresponsalía trasnacional: Es la relación contractual entre dos instituciones financieras, la primera denominado "establecimiento corresponsal" y la segunda “establecimiento representado". Las instituciones financieras deben encontrarse

en jurisdicciones diferentes. Son "establecimientos corresponsales" las entidades que le ofrecen/prestan determinados servicios a otras instituciones financieras y "establecimiento representado" aquellos que utilizan/reciben los servicios contratados con el "establecimiento corresponsal".

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1.10. Empleados: Son aquellas personas naturales que se obligan a prestar un servicio a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

1.11. Entidades beneficiarias: Son aquellas entidades que reciben una transferencia electrónica de una entidad que hace la orden, directamente o a través de una entidad intermediaria, y suministra los fondos al beneficiario.

1.12. Entidades intermediarias: Son aquellas entidades vigiladas en una cadena en serie o de pago de cobertura, que reciben y transmiten una transferencia electrónica en nombre de la entidad financiera que hace la orden y la entidad beneficiaria u otra entidad intermediaria.

1.13. Entidades ordenantes: Son aquellas entidades vigiladas que inician la transferencia electrónica y transfieren los fondos al recibir la respectiva solicitud del ordenante.

1.14. Estructuras sin personería jurídica: Son aquellas estructuras que se encuentran previstas en el núm. 6 del artículo 1 de la Resolución 000164 del 27 de diciembre de 2021 expedida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, o cualquier norma que lo modifique o sustituya.

En todo caso, en la aplicación de los procedimientos de conocimiento del cliente se deben observar los lineamientos previstos en el subnumeral 4.2.2.2.1. del presente Capítulo.

1.15. Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:

1.15.1. Clientes y usuarios

1.15.2. Productos

1.15.3. Canales de distribución

1.15.4. Jurisdicciones

1.16. Financiación del terrorismo: Es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.

1.17. Lavado de activos: Es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el origen ilícito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecución de actividades ilícitas.

1.18. Listas internacionales vinculantes para Colombia: Son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional, incluyendo pero sin limitarse a: las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, así como a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquier otra lista que se adopte en el país.

1.19. Mandatario: Es aquella persona que se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos por cuenta de otra.

1.20. Matriz de riesgo: Es una herramienta que facilita una evaluación de riesgos holística, que debe cumplir con las disposiciones del subnumeral 4.2.2.3.5. del presente Capítulo.

1.21. Personas expuestas políticamente: Corresponde a las personas definidas en el artículo 2.1.4.2.3. del Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen.

1.22. Personas expuestas políticamente extranjeras: Corresponde a las personas definidas en el artículo 2.1.4.2.9. del Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen.

1.23. Potencial cliente: Es la persona natural o jurídica o estructura sin personería jurídica que se encuentra en la fase previa de tratativas preliminares con la entidad vigilada respecto de los productos o servicios ofrecidos por esta.

1.24. Producto: Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar las entidades vigiladas mediante la celebración de un contrato (vr.gr. cuenta corriente o de ahorros, seguros, inversiones, CDT, giros, emisión de deuda, compra venta de valores, negocios fiduciarios, etc.).

1.25. Proveedores: Son aquellas personas naturales o jurídicas que proveen o abastecen de bienes o servicios necesarios a una entidad vigilada, para el desarrollo de su actividad y funcionamiento, a través de la celebración de un contrato.

1.26.1. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

1.26.2. Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

1.26.3. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.

1.26.4. Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas o estructuras sin personería jurídica que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.

1.27. Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

1.28. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

1.29. Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).

1.30. Servicios: Son todas aquellas interacciones de las entidades sometidas a inspección y vigilancia de la SFC con personas o estructuras sin personería jurídica diferentes a sus clientes.

1.31. Transferencia: Es la transacción efectuada por una persona natural o jurídica o estructura sin personería jurídica denominada “ordenante”, a través de una entidad autorizada en la respectiva jurisdicción para realizar transferencias nacionales y/o internacionales, mediante movimientos electrónicos o contables, con el fin de que una suma de dinero se ponga a disposición de una persona natural o jurídica o estructura sin personería jurídica denominada “beneficiaria”, en otra entidad autorizada para realizar este tipo de operaciones. El ordenante y el beneficiario pueden ser la misma persona.

1.32. Usuarios: Son aquellas personas naturales o jurídicas o estructuras sin personería jurídica a las que, sin ser clientes, la entidad les presta un servicio.

1.33. Vehículos de inversión: Son aquellas estructuras sin personería jurídica que son administradas por entidades vigiladas, tales como: patrimonios autónomos, fondos de inversión, fondos voluntarios de pensión, fondos de pensiones y cesantías, entre otros.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Corresponde a las entidades vigiladas diseñar e implementar un SARLAFT efectivo de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en este Capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e. del numeral 2 del artículo 102 del EOSF debe estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI - GAFILAT.

Salvo en lo dispuesto en el numeral 2.1. de este Capítulo, las siguientes entidades se encuentran exceptuadas de la aplicación de las instrucciones contenidas en el presente Capítulo:

El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras “Fogafin”, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”, el Fondo Nacional de Garantías S.A. “F.N.G.”, los fondos mutuos de inversión supervisados por la SFC, las sociedades calificadoras de valores y/o riesgo, las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, las sociedades corredoras de seguros, los intermediarios de reaseguros, las oficinas de representación de instituciones del mercado de valores del exterior, los organismos de autorregulación, los INFIS, las sociedades de financiación colaborativa, los proveedores de infraestructura de conformidad con la definición del artículo 11.2.1.6.4. del Decreto 2555 de 2010, con excepción de los almacenes generales de depósito y las entidades administradores de sistemas de pago de bajo valor. Estas

excepciones no afectan el deber legal de dichas entidades de cumplir lo establecido en los arts. 102 a 107 del EOSF, en lo que les resulte pertinente de acuerdo con su actividad, especialmente respecto al envío de los reportes de transacciones en efectivo, clientes exonerados y reporte de operaciones sospechosas (ROS) a la UIAF para lo cual deben emplear los documentos técnicos e instructivos correspondientes, anexos al presente capítulo.

Igualmente, se encuentran exceptuadas de las presentes instrucciones las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, excepto aquellas que se encuentran autorizadas por la ley para recibir nuevos afiliados.

Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC que deban implementar el SARLAFT, y que en el desarrollo de su actividad pretendan vincular como clientes a entidades vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran facultadas para exceptuar del cumplimiento de las instrucciones relativas al conocimiento del cliente a tales clientes.

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.

2.1. Funcionario responsable de las medidas de control del lavado de activos y financiación del terrorismo

De acuerdo con el numeral 3 del artículo 102 del EOSF, las entidades vigiladas deben diseñar y poner en práctica procedimientos específicos para el control del riesgo de LA/FT y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

Para tal efecto, las entidades vigiladas exceptuadas de la aplicación de las demás instrucciones establecidas en este Capítulo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 (en adelante entidades vigiladas exceptuadas), deben atender las siguientes instrucciones:

2.1.1. Funciones

Las entidades vigiladas exceptuadas deben designar un funcionario, con su respectivo suplente, responsable de la administración de las medidas de control diseñadas para prevenir que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas. Para el efecto, el funcionario responsable

debe:

2.1.1.1. Participar en el diseño de los procedimientos contra el LA/FT.

2.1.1.2. Velar por el cumplimiento de dichos procedimientos y por la implementación de los correctivos establecidos parasuperar las deficiencias identificadas.

2.1.1.3. Presentar informes de gestión a la junta directiva u órgano que haga sus veces con una periodicidad mínima semestral. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal.

2.1.1.4. Proponer a la administración la creación y actualización de manuales de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios de la respectiva entidad.

2.1.1.5. Evaluar los informes de auditoría interna y externa de la entidad y diseñar las medidas para afrontar las deficiencias identificadas en los mismos, respecto de las medidas de control de los riesgos de LA/FT.

2.1.1.6. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud, o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.

2.1.1.7. Velar por el cumplimiento de lo establecido en el numeral 2 del artículo 102 del EOSF.

2.1.1.8. Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas establecidas en este Capítulo.

2.1.1.9. Cumplir las obligaciones relacionadas con la consulta de sus clientes en listas vinculantes para Colombia de conformidad con el subnumeral 4.2.2.1.4. del presente

Capítulo.

Las entidades vigiladas exceptuadas no deben contar con un oficial de cumplimiento de acuerdo con las disposiciones contenidas en el subnumeral 4.2.4.3 del presente Capítulo.

2.1.2. Deberes respecto del funcionario responsable

Las entidades vigiladas exceptuadas deben:

2.1.2.1. Designar al funcionario responsable principal, con su respectivo suplente, mediante la junta directiva o el órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, el representante legal deberá designarlo.

2.1.2.2. Garantizar que las labores adicionales que se asignen al funcionario responsable no generen conflictos de interés con las funciones listadas en el subnumeral 2.1.1 de este Capítulo.

2.1.2.3. Verificar que el funcionario responsable cuente con conocimientos suficientes del régimen legal y los estándares internacionales en materia de LA/FT.

2.1.2.4. Verificar que el funcionario responsable no se encuentre en una lista internacional vinculante para Colombia.

2.1.2.5. Registrar, dentro de los 15 días calendario siguientes a su designación, al funcionario responsable principal o suplente, según sea el caso. Para ello, se debe enviar la información correspondiente al nombre, al número de identificación, al teléfono y al correo electrónico de dichos funcionarios a través de los canales dispuestos por la SFC para tal efecto. Será responsabilidad del representante legal de la entidad el diligenciamiento y la verificación de los datos descritos en este subnumeral.

3. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LA/FT

Para los efectos del presente Capítulo, se entiende por riesgo de LA/FT la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas y/o financiación de armas de destrucción masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operacional y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.

4. ALCANCE DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

El SARLAFT, como sistema de administración que deben implementar las entidades vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT, se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen. Las etapas son las fases o pasos sistemáticos e interrelacionados mediante los cuales las entidades administran el riesgo de LA/FT. Por otra parte, los elementos corresponden al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del riesgo de LA/FT en las entidades.

El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías efectivas para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa como instrumento para el lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. La utilización en forma directa se refiere a que sea a través de sus accionistas, beneficiarios finales, administradores en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995, empleados, proveedores y vinculados.

Es deber de las entidades vigiladas revisar periódicamente las etapas y elementos del SARLAFT a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para su efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento. Esta revisión se debe llevar a cabo, como mínimo, semestralmente, sin perjuicio de que se pueda hacer en un periodo inferior por decisión de la junta directiva de la entidad vigilada conforme a su análisis de riesgo de LA/FT o de esta Superintendencia en desarrollo de sus actividades de supervisión. En todo caso, las entidades vigiladas deberán realizar esta revisión siempre que se presenten situaciones que

requieran la adopción de medidas efectivas para fortalecer el SARLAFT. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicha revisión.

El SARLAFT que implementen y desarrollen las entidades vigiladas que se encuentren en las situaciones previstas en los arts. 260 y 261 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995 debe tener características similares con el fin de eliminar posibles arbitrajes entre ellas.

4.1. Etapas del SARLAFT

El SARLAFTque implementen las entidades vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:

4.1.1. Identificación

4.1.2. Medición o evaluación

4.1.3. Control,

4.1.4. Monitoreo

4.1.1. Identificación

El SARLAFT debe permitir a las entidades vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en el presente Capítulo.

Esta etapa debe realizarse previamente (i) al lanzamiento o uso de cualquier producto, al uso de nuevas prácticas comerciales, incluyendo nuevos canales de prestación de servicios y el uso de nuevas tecnologías o tecnologías en desarrollo para productos nuevos o existentes; (ii) a la modificación de las características del producto; (iii) a la incursión en un nuevo mercado; (iv) la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones, y (v) al lanzamiento o modificación de los canales de distribución.

Como resultado de esta etapa las entidades vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.

Para identificar el riesgo de LA/FT, las entidades vigiladas deben como mínimo:

4.1.1.1. Establecer metodologías para la segmentación de los factores de riesgo y segmentar los factores de riesgo conforme a dichas metodologías.

4.1.1.2. Establecer metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados, teniendo en cuenta el contexto interno y externo de la entidad vigilada.

4.1.1.3. Con base en las metodologías establecidas en desarrollo del numeral anterior, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT, atendiendo las variables consideradas para cada uno de los factores de riesgo.

4.1.2. Medición o Evaluación

Concluida la etapa de identificación, el SARLAFT debe permitirle a las entidades vigiladas medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Estas mediciones podrán ser de carácter cualitativo o cuantitativo.

Como resultado de esta etapa las entidades deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la entidad y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.

Para medir el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

4.1.2.1. Establecer las metodologías de medición o evaluación con el fin de determinar la probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT y su impacto en caso de materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados, y

aplicarlas para realizar una medición o evaluación consolidada de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

4.1.3. Control

En esta etapa las entidades vigiladas deben tomar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se ven expuestas, en razón de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

Como resultado de esta etapa la entidad debe establecer el perfil de riesgo residual de LA/FT. El control debe traducirse en una disminución de la probabilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.

Para controlar el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

4.1.3.1. Establecer las metodologías para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT. Dichas metodologías deben garantizar el adecuado diseño y ejecución de las medidas de control de riesgo de LA/FT.

4.1.3.2. Aplicar las metodologías establecidas en desarrollo del subnumeral anterior sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

4.1.3.3. Establecer una metodología que permita evaluar, con una periodicidad mínima semestral, el diseño y la efectividad de las medidas de control teniendo en cuenta, como mínimo, sus atributos de cobertura, frecuencia y funcionamiento.

4.1.3.4. Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.

4.1.4. Monitoreo

Esta etapa debe permitir a las entidades vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT.

Igualmente, debe permitir a las entidades comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad.

Como resultado de esta etapa, la entidad debe implementar una matriz de riesgo y reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo de la misma, así como la eficiencia de los controles implementados.

Para monitorear el riesgo de LA/FT las entidades deben como mínimo:

4.1.4.1. Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento debe tener una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.

4.1.4.2. Realizar el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.

4.1.4.3. Asegurar que los controles sean comprensivos de todos los riesgos y que cuenten con un diseño e implementación adecuados, de tal forma que su funcionamiento sea oportuno, efectivo y eficiente. En el momento en que las entidades determinen que los controles implementados no están siendo efectivos, las entidades deben implementar, de manera inmediata, un plan de acción de ajuste para efectos de garantizar la efectividad de los mismos.

4.1.4.4. Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.

4.1.4.5. Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por la entidad.

4.2. Elementos del SARLAFT

El SARLAFT que implementen las entidades vigiladas debe tener como mínimo los siguientes elementos, los cuales deben desarrollar, siempre que resulte aplicable, las etapas del sistema:

4.2.1. Políticas

4.2.2. Procedimientos

4.2.3. Documentación

4.2.4. Estructura organizacional

4.2.5. Órganos de control

4.2.6. Infraestructura tecnológica

4.2.7. Divulgación de información

4.2.8. Capacitación

4.2.1. Políticas

Son los lineamientos generales que deben adoptar las entidades vigiladas en relación con el SARLAFT. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.

Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SARLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad y de sus accionistas.

Las políticas deben incorporarse en un código de ética que oriente la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del SARLAFT y establezca procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia. Así mismo, debe

establecer las consecuencias que genera su incumplimiento.

Las políticas que adopten las entidades deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

4.2.1.1. Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de administración del riesgo de LA/FT.

4.2.1.2. Consagrar el deber de los órganos de administración y de control de las entidades vigiladas, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT.

4.2.1.3. Establecer lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés.

4.2.1.4. Consagrar lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que, por su perfil o por las funciones que desempeñan, pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.

4.2.1.5. Señalar los lineamientos que debe adoptar la entidad frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT.

4.2.1.6. Garantizar la reserva de la información reportada conforme lo establece el artículo 105 del EOSF.

4.2.1.7. Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT.

4.2.1.8. Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales.

4.2.2. Procedimientos Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del SARLAFT.

4.2.2.1. Requisitos que deben cumplir los procedimientos:

4.2.2.1.1. Instrumentar las diferentes etapas y elementos del SARLAFT, que se pueden realizar a través de la parametrización de las herramientas tecnológicas establecidas por la entidad para soportar el funcionamiento del mismo.

4.2.2.1.2. Identificar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de riesgo inherente y residual.

4.2.2.1.3. Atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.

4.2.2.1.4. Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten en dichas listas: (i) al potencial cliente, (ii) a los beneficiarios finales del potencial cliente, siempre que el potencial cliente sea persona jurídica o estructura sin personería jurídica, (iv) a los empleados, proveedores y administradores de la entidad, en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995.

Esta consulta debe realizarse de manera previa a la vinculación de un potencial cliente y de los empleados, proveedores y administradores de la entidad vigilada, en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995. Adicionalmente, estos procedimientos deben contemplar medidas efectivas para disponer lo necesario para consultar estas listas de forma

permanente durante la duración de la relación contractual o legal.

4.2.2.1.5. Para dar cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas al congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades señaladas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas al financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones del GAFI en esta materia, las entidades vigiladas deben implementar medidas efectivas para consultar de forma permanente las listas internacionales vinculantes para Colombia.

4.2.2.1.6. Consagrar las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición.

4.2.2.1.7. Implementar las metodologías para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.

4.2.2.1.8. Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente Capítulo.

4.2.2.1.9. Establecer procedimientos especiales respecto de países de mayor riesgo.

Las entidades vigiladas deben revisar permanentemente los países de mayor riesgo contenidos en los listados del GAFI de países no cooperantes y jurisdicciones de alto riesgo (high risk and other monitored jurisdictions).

Respecto de las relaciones comerciales y transacciones con personas naturales y jurídicas, estructuras sin personería jurídica e instituciones financieras de países de mayor riesgo, los procedimientos especiales que establezcan las entidades vigiladas deben contemplar, entre otras medidas, las siguientes:

4.2.2.1.9.1. La aplicación de medidas intensificadas de conocimiento del cliente y de monitoreo de aquellas relaciones comerciales y transaccionales con personas naturales y jurídicas, estructuras sin personería jurídica e instituciones financieras, procedentes de países listados como de mayor riesgo por GAFI. Las entidades vigiladas pueden aplicar las

medidas intensificadas señaladas en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3.4. del presente Capítulo, así como cualquier otra medida intensificada que sea eficaz y proporcional a los riesgos identificados por entidad.

4.2.2.1.9.2. La aplicación de contramedidas apropiadas en relación con las mencionadas relaciones comerciales y transacciones cuando el GAFI haga un llamado para hacerlo o, con independencia de que el mismo se haya efectuado cuando la entidad vigilada así lo considere. Estas contramedidas deben ser eficaces y proporcionales a los riesgos y pueden

contemplar, entre otras:

4.2.2.1.9.2.1. La realización de los reportes externos establecidos en el subnumeral 4.2.7.2. del presente Capítulo.

4.2.2.1.9.2.2. La exigencia de una labor de auditoría externa intensificada y/o de requisitos más estrictos para las sucursales y filiales de instituciones financieras ubicadas en los países listados como de mayor riesgo por GAFI.

4.2.2.1.9.2.3. Las demás contramedidas previstas en el numeral 2 de la nota interpretativa de la recomendación 19 emitida por el GAFI y las que la modifiquen.

4.2.2.2. Mecanismos

Las entidades deben adoptar mecanismos que les permitan como mínimo efectuar un adecuado:

4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente

4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado

4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales

4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas

4.2.2.2.1. Conocimiento del cliente

El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma.

Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación al mismo cliente potencial, no eximen de responsabilidad a la entidad de conocerlo, aún cuando pertenezcan a un mismo grupo.

Las entidades vigiladas no pueden iniciar relaciones contractuales o legales con el potencial cliente mientras no se haya (i) recolectado la información necesaria para adelantar el procedimiento del conocimiento de cliente; (ii) verificado la información necesaria, en particular la identidad del potencial cliente; y (iii) aprobado la vinculación del mismo, como mínimo.

La vinculación de personas jurídicas debe estar soportada por un documento actualizado que certifique la existencia y representación de la misma, expedido por una entidad competente. La vinculación de estructuras sin personería jurídica debe estar soportada por un documento que certifique o de cuenta de su existencia, tales como: el contrato de fiducia, la ficha de inscripción de negocios en el módulo de registro de negocios administrado por la SFC, o el documento en donde se acredite la autorización de funcionamiento o de no objeción de los fondos de inversión.

Las entidades vigiladas pueden realizar los procedimientos de conocimiento del cliente de manera presencial o no presencial a través del uso de canales digitales o electrónicos.

Las entidades vigiladas pueden obtener la información necesaria para realizar los procedimientos de conocimiento del cliente utilizando datos e información de fuentes confiables e independientes. En este sentido, las entidades vigiladas pueden utilizar

bases de datos públicos, de prestadores de servicios ciudadanos digitales, de bases de datos propias y/o de bases de datos externas, siempre que: (i) individualicen al potencial cliente a través de la verificación de sus datos de identificación; y (ii) den cumplimiento a las reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 sobre tratamiento de datos personales y demás normas que las modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen. Adicionalmente, en el evento en que utilicen bases de datos externos, las entidades vigiladas deben realizar un análisis de riesgo asociado a dicha fuente, en el cual se evalúe la calidad de los datos, su confiabilidad y la pertinencia de la misma en la gestión del riesgo de LA/FT. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicho análisis de riesgo. Por último, las entidades vigiladas deben realizar una revisión semestral de dicho análisis de riesgo, el cual también debe estar a disposición de esta Superintendencia en los términos anteriormente mencionados.

Las entidades vigiladas pueden aplicar los procedimientos de conocimiento del cliente de manera proporcional en atención a su análisis del riesgo LA/FT, siempre en cumplimiento de lo dispuesto en el subnumeral 4.2.2.2.1.1. del presente Capítulo.

No obstante, en aquellos eventos en que hayan identificado que el perfil de riesgo de un potencial cliente esté calificado como de alto riesgo, las entidades vigiladas deben aplicar medidas intensificadas en los procedimientos de conocimiento del cliente.

Dicha calificación debe tener en cuenta la valoración integral de los factores de riesgo. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización del análisis del riesgo de LA/FT, y que la metodología mediante la cual se realizó dicho análisis fue aprobada por la junta directiva o el órgano que haga sus veces.

Las entidades vigiladas que administran vehículos de inversión están obligadas a conocer a los inversionistas, fideicomitentes, beneficiarios, adherentes o sus equivalentes como clientes, dando aplicación a los procedimientos de conocimiento del cliente previstos en el presente Capítulo, en cumplimiento del artículo 12 de la Ley 2195 de 2022 o normas que lo modifiquen o sustituyan.

En el caso de las sociedades fiduciarias y en desarrollo de la línea de negocio de fiducia inmobiliaria, el conocimiento del cliente se debe adelantar a más tardar, al tercer día hábil siguiente a la recepción de los recursos siempre y cuando éstos sean destinados a negociar unidades inmobiliarias y no superen los 78,94 UVT (Unidades de Valor Tributario).

Las entidades vigiladas deben aplicar los procedimientos de conocimiento del cliente que resulten aplicables respecto de cada una de las partes de un contrato de colaboración empresarial.

En el evento en que el potencial cliente se retracte y/o desista de continuar con los procedimientos de conocimiento al cliente, la entidad vigilada debe reportar tal circunstancia como una tentativa de vinculación comercial a la UIAF en los términos del

subumeral 4.2.7.2.1. del presente Capítulo.

La entidad vigilada puede abstenerse de realizar los procedimientos de conocimiento del cliente cuando en el establecimiento de la relación comercial: (i) sospeche que puede ser utilizada por el potencial cliente para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas, o canalizar recursos hacia la realización de actividades terroristas, y (ii) considere razonablemente que si realiza dichos procedimientos puede alertar al potencial cliente. En estos eventos, la entidad debe presentar un reporte de operaciones sospechosas en los términos previstos en el subnumeral 4.2.7.2.1. del presente Capítulo.

Las instrucciones contenidas en el presente subnumeral deben aplicarse igualmente respecto de las personas naturales, jurídicas o estructuras sin personería jurídica que pretendan adquirir activos fijos de una entidad vigilada y a los empleados, proveedores y administradores (en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995) de la entidad vigilada.

En todo caso, el alcance de los procedimientos de conocimiento del cliente aplicables a los empleados, proveedores y administradores (en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995) de la entidad vigilada, debe comprender, como mínimo, el cumplimiento del subnumeral 4.2.2.1.4. del presente Capítulo, siempre que aquella medida le permita a la entidad vigilada adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT conforme a su análisis de riesgo LA/FT. En el caso en que la entidad determine que aquellos suponen un mayor riesgo de la LA/FT, la entidad vigilada debe aplicar los procedimientos del conocimiento de cliente previstos en el subnumeral 4.2.2.2.1.1. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1. Procedimientos ordinarios de conocimiento del cliente:

4.2.2.2.1.1.1. Identificación

4.2.2.2.1.1.1.1. Identificación del cliente. Las entidades vigiladas deben contar con políticas y procedimientos que les permitan identificar y verificar la identidad del potencial cliente, sea persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica, al momento de su vinculación en ambientes presenciales y no presenciales.

Para el caso de personas naturales, dichas políticas y procedimientos deben consistir en verificar el documento de identidad expedido por la autoridad competente; para el caso de las personas jurídicas, el documento actualizado que certifique la existencia y representación de la misma expedido por la autoridad competente; y para el caso de las estructuras sin personería jurídica, un documento que certifique o de cuenta de su existencia.

Adicionalmente, dichas políticas y procedimientos deben prever la verificación efectiva de la identidad de los potenciales clientes al momento de su vinculación utilizando datos e información de fuentes confiables e independientes. Para el efecto, las entidades vigiladas pueden utilizar: (i) certificados de firma digital, de acuerdo a lo establecido en la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen; (ii) biometría, conforme a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Capítulo I del Título II de la Parte I de esta CBJ; (iii) mecanismos

fuertes de autenticación, conforme a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Capítulo I del Título II de la Parte I de la CBJ; (iv) la información disponible en los bancos de datos administrados por operadores de información (vr.gr. centrales de riesgo) en los términos previstos en la Ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen; y/o (v) cualquier otro mecanismo tecnológico que garantice la realización de una verificación efectiva de la identidad del potencial cliente conforme a lo establecido en el Capítulo I del Título II de la Parte I

de esta CBJ.

Las entidades vigiladas que celebren negocios fiduciarios deben identificar todos los sujetos relacionados con el negocio fiduciario, es decir, identificar a los fideicomitentes y a quien ejerza el control del fideicomitente, de acuerdo con lo establecido en los arts. 26 y 27 de la Ley 222 de 1995 y, además a los adherentes y a los beneficiarios que para los efectos del presente Capítulo tienen la calidad de clientes o potenciales clientes, según sea aplicable, incluyendo los beneficiarios finales de los recursos objeto de dichos negocios fiduciarios.

Cuando por virtud de la naturaleza o estructura de un contrato, en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan como clientes (vr.gr. beneficiarios y beneficiarios finales de los recursos objeto del negocio fiduciario en caso de que su identidad sólo se pueda establecer en el futuro), la información encaminada a identificarlos debe obtenerse en el momento en el que se individualicen, debiendo, en todo caso, realizar esta verificación al momento del pago.

En el evento, en que un mandatario actúe en nombre del potencial cliente, para efectos de adelantar los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades deben: (i) verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización e (ii) identificar y verificar la identidad del mandatario.

4.2.2.2.1.1.1.2. Identificación del beneficiario final de estructuras sin personería jurídica y de personas jurídicas. El procedimiento de conocimiento del cliente supone identificar y tomar medidas razonables para verificar la identidad de(l) (los) beneficiario(s) final(es) de estructuras sin personería jurídica y de personas jurídicas.

Cuando el potencial cliente: (i) esté inscrito en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) y esté sujeto a requisitos de revelación de información en el mercado de valores, o (ii) esté listado en una bolsa de valores internacional que exija requisitos de revelación de información equivalentes a los inscritos en el RNVE, no será necesario verificar la identidad de los beneficiarios finales.

Las entidades deben tomar medidas razonables para consultar el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales en, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia.

4.2.2.2.1.1.1.3. Identificación del beneficiario de los productos. Es deber permanente de las entidades vigiladas identificar al (a los) beneficiario(s) de todos los productos que suministren.

4.2.2.2.1.1.1.3.1. En los contratos de seguros y capitalización diferentes a seguros de vida y otras pólizas de vida con componente de ahorro e inversión, las entidades aseguradoras y de capitalización deben identificar y verificar la identidad del tomador o suscriptor de manera previa a la suscripción del contrato. Respecto de los asegurados, afianzados o beneficiarios, las entidades deben identificar y verificar su identidad, a más tardar, en el momento en que se individualicen o cuando se presente la reclamación, vencimiento y pago del título de capitalización, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación

de la solicitud del préstamo sobre el título.

4.2.2.2.1.1.1.3.2. Las entidades aseguradoras deben adoptar las siguientes medidas con respecto al beneficiario de un seguro de vida y otras pólizas de seguro de vida con componente de ahorro e inversión, tan pronto como se identifique o designe al

beneficiario, debiendo, en todo caso, recaudar la información del beneficiario en el momento del pago en los términos del subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1.1.3.2.1. Cuando en el momento de la vinculación del cliente se designe en calidad de beneficiario a una persona natural o jurídica o estructura sin persona jurídica con nombre específico, se debe identificar y verificar la identidad de éste en el momento de la celebración del contrato.

4.2.2.2.1.1.1.3.2.2. Cuando en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad del beneficiario, se debe identificar y verificar la identidad al momento del pago. La entidad vigilada debe contar con información suficiente que le permita establecer la identidad del beneficiario al momento del pago, en el evento en que el beneficiario sea designado por características, por clase o por otros medios.

4.2.2.2.1.1.1.3.2.3. Incluir al beneficiario de una póliza de seguro de vida como un cliente para determinar si cabe aplicar mayores medidas de conocimiento del cliente.

Cuando el beneficiario de una póliza de seguro de vida sea una persona jurídica o una estructura sin personería jurídica y la entidad aseguradora determine que este beneficiario representa un mayor riesgo, la entidad vigilada debe tomar mayores medidas, las cuales deben incluir medidas efectivas para que, al momento del pago, se identifique y verifique la identidad del beneficiario final de este beneficiario del seguro.

4.2.2.2.1.1.1.3.3. En el evento en que la contratación de los productos ofrecidos por las entidades aseguradoras o de capitalización se lleve a cabo por parte de intermediarios de seguros o de capitalización, los procedimientos de conocimiento del cliente pueden dejarse a cargo del intermediario, siempre que se haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías previamente establecidos por la entidad aseguradora o de capitalización. Dichos parámetros deben incorporar lineamientos respecto al suministro efectivo de información a las entidades aseguradoras o de capitalización por parte de los intermediarios.

Las entidades aseguradoras son responsables por la efectiva implementación y cumplimiento de su SARLAFT.

4.2.2.2.1.1.1.3.4. Las entidades deben tomar medidas para consultar el nombre y el número de identificación de los asegurados, afianzados y/o beneficiarios en, como mínimo, las listas internacionales vinculantes para Colombia.

4.2.2.2.1.1.1.3.5. Tratándose de clientes de los almacenes generales de depósito que depositen sus mercancías en los depósitos públicos habilitados de que trata el Decreto 1165 de 2019 -Estatuto Aduanero-, las entidades vigiladas deben procurar actuar con la mayor diligencia y hacer el mejor esfuerzo con la finalidad de obtener la identidad del potencial cliente.

4.2.2.2.1.1.2. Relación comercial.

4.2.2.2.1.1.2.1. Las entidades vigiladas deben entender y obtener información sobre el propósito que se pretende dar a la relación contractual con los clientes.

4.2.2.2.1.1.2.2. Las entidades vigiladas deben realizar una debida diligencia permanente de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de dicha relación para: (i) monitorear que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la entidad sobre el cliente, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos; y (ii) asegurar que los documentos, datos o información recopilada en virtud del proceso de conocimiento del cliente se mantengan actualizados, en especial en los casos de clientes incluidos en las

categorías de mayor riesgo de conformidad con el subnumeral 4.2.2.2.1.6. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1.3. Información.

4.2.2.2.1.1.3.1. Para efectos del conocimiento del cliente, las entidades vigiladas deben obtener la información básica, socioeconómica, financiera y transaccional del potencial cliente que les permitan adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo de LA/FT conforme a su análisis de riesgo LA/FT.

Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicho análisis de riesgo de LA/FT, y que la metodología mediante la cual se realizó dicho análisis fue aprobada por la junta directiva o el órgano que haga sus veces.

4.2.2.2.1.1.3.2. En todo caso, sin perjuicio del resultado del análisis de riesgo LA/FT adelantado por cada entidad, las entidades vigiladas deben obtener y mantener actualizada, como mínimo, la siguiente información:

4.2.2.2.1.1.3.2.1. Actividad económica

4.2.2.2.1.1.3.2.2. Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos

4.2.2.2.1.1.3.2.3. Domicilio

4.2.2.2.1.1.3.2.4. Únicamente para los potenciales clientes que sean personas jurídicas: nombre, tipo de documento de identificación y número de documento de identificación del representante legal y los miembros de junta directiva u órgano que haga sus veces

4.2.2.2.1.1.3.2.5. Respecto de clientes vigentes: las características y montos de sus transacciones y operaciones

4.2.2.2.1.1.3.3. Las entidades vigiladas deben garantizar que la recolección de la información cumpla con los requisitos previstos en el subnumeral 4.2.3. y en el subnumeral

4.2.6. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.1.3.4. En aquellos casos en que el perfil de riesgo del potencial cliente esté calificado por las entidades como de alto riesgo, las entidades deben emplear medidas intensificadas para obtener la información necesaria del potencial cliente para

adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT. Las medidas intensificadas pueden comprender:

(i) Para personas naturales: (a) obtener información adicional acerca del origen de sus bienes y/o fondos, su patrimonio y sus relaciones contractuales con otras entidades vigiladas; (b) realizar una entrevista y/o visita; y (c) efectuar una revisión en bases de datos de entidades públicas.

(ii) Para personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica: (a) obtener información adicional acerca del origen de los recursos, patrimonio, relaciones contractuales con otras entidades vigiladas, nombre de clientes y nombre de proveedores; (b) revisar los estados financieros, (c) realizar una entrevista y/o visita; (d) identificar a los administradores del potencial cliente en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995; o (e) efectuar una revisión en bases de datos de entidades públicas, así como cualquier otra medida intensificada que sea eficaz y proporcional a los riesgos identificados por entidad.

Las entidades vigiladas deben dar pleno cumplimiento a las normas relacionadas con protección de datos personales y habeas data previstas para la aplicación de medidas intensificadas de conocimiento al cliente mencionadas en el presente subnumeral.

4.2.2.2.1.1.3.5. Las entidades vigiladas pueden diseñar formularios para recolectar la información necesaria para adelantar

una adecuada y efectiva gestión de los riesgos LA/FT en los procedimientos de conocimiento del cliente.

4.2.2.2.1.1.3.6. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales garanticen que cuentan con la información necesaria del cliente para adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT, en particular, en relación con: (i) la segmentación de los factores de riesgo, (ii) la definición de las señales de alerta, (iii) el seguimiento de las operaciones, (iv) la identificación de las operaciones inusuales y (v) el respectivo ROS a la UIAF.

4.2.2.2.1.1.3.7. La información soporte de la vinculación de los clientes debe tenerse en cuenta para el diseño e implementación de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales.

4.2.2.2.1.1.3.8. Asimismo, si un mandatario se encuentra facultado o autorizado por un cliente para disponer de los recursos o bienes objeto de la relación contractual que ha celebrado con la entidad vigilada, la entidad vigilada debe acreditar dicha facultad o autorización e identificar y verificar la identidad del mandatario, conforme al análisis de riesgo LA/FT realizado por la entidad para la respectiva operación y el producto. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización del análisis del riesgo.

4.2.2.2.1.2. Metodologías para conocer al cliente Las metodologías establecidas deben permitir a las entidades, cuando menos:

4.2.2.2.1.2.1. Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.

4.2.2.2.1.2.2. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.

4.2.2.2.1.2.3. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

4.2.2.2.1.2.4. Tratándose de relaciones de corresponsalía trasnacional, las entidades vigiladas deben establecer mecanismos que les permitan:

4.2.2.2.1.2.4.1. Obtener la aprobación de los funcionarios de alto nivel jerárquico antes de establecer relaciones de corresponsalía trasnacional.

4.2.2.2.1.2.4.2. Reunir información suficiente sobre el establecimiento representado que les permita comprender cabalmente la naturaleza de sus negocios y les permita determinar la reputación de la entidad y la calidad de la supervisión a la que está sujeta en su respectiva jurisdicción, incluyendo si ha sido objeto de sanción o intervención de la autoridad de control por LA/FT, así como cualquier otra información que permita establecer una relación de corresponsalía trasnacional con transparencia para ambas partes. Por lo tanto, las entidades deben contar con procedimientos que les permitan determinar que el establecimiento representado está sujeto en su jurisdicción de origen a la supervisión de una autoridad bancaria o de valores, y que el país de origen es miembro del GAFI o pertenece a un miembro asociado del GAFI (FATF associate members).

4.2.2.2.1.2.4.3. Confirmar que la entidad tenga controles para prevenir y controlar el LA/FT.

4.2.2.2.1.2.4.4. Documentar las respectivas responsabilidades de cada institución frente al LA/FT.

4.2.2.2.1.2.4.5. Aplicar procedimientos más estrictos para el seguimiento de tales relaciones.

4.2.2.2.1.2.4.6. Prohibir iniciar o continuar una relación de corresponsalía trasnacional con bancos pantalla. Adicionalmente, las entidades deben implementar medidas para impedir que sus cuentas sean utilizadas por bancos pantalla.

4.2.2.2.1.2.4.7. Suministrar información relacionada con el conocimiento del cliente al establecimiento corresponsal, asegurando el cumplimiento de las normas vigentes relacionadas con la circulación de datos personales.

4.2.2.2.1.2.4.8. Implementar medidas respecto de las “cuentas de transferencias de pagos en otras plazas”, según la definición de GAFI, que estén encaminadas a garantizar que el banco representado ha llevado a cabo un adecuado conocimiento de los clientes que tienen acceso directo a las cuentas del banco corresponsal, y que es capaz de suministrar la información relevante en materia de conocimiento del cliente cuando el banco corresponsal lo solicite.

4.2.2.2.1.3. Conocimiento del cliente en conglomerados financieros Las entidades vigiladas que conforman un conglomerado financiero en los términos de la Ley 1870 de 2017 pueden compartir la información de sus clientes obtenida durante su procedimiento de conocimiento del cliente con otras entidades vigiladas receptoras, siempre que cumplan con los siguientes requisitos:

4.2.2.2.1.3.1. Que las entidades vigiladas emisoras y receptoras de la información pertenezcan a un mismo conglomerado financiero.

4.2.2.2.1.3.2. Que la respectiva holding financiera imparta las directrices para el intercambio de la información entre las entidades vigiladas que integran el conglomerado financiero. Dichas directrices deben incluir políticas que propendan por la integridad, suficiencia y veracidad de la información que se obtenga en los procedimientos de conocimiento del cliente que sean objeto de los procesos de intercambio de información entre las entidades, así como, el pleno cumplimiento de las normas relacionadas con protección de datos y habeas data.

4.2.2.2.1.3.3. Que la entidad financiera receptora: (i) evalúe la suficiencia y pertinencia de la información recibida según su modelo de negocios, perfil de cliente y perfil de riesgo de LA/FT; y (ii) solicite la información adicional que considere relevante y necesaria para adelantar una adecuada y efectiva gestión del riesgo LA/FT.

4.2.2.2.1.3.4. Que cada una de las entidades con las cuales el cliente mantenga una relación contractual es responsable de actualizar la información para los procedimientos de conocimiento del cliente, sin perjuicio de dar cumplimiento a las demás normas del SARLAFT.

4.2.2.2.1.3.5. Que cada una de las entidades vigiladas que conforman un conglomerado financiero incluya las modificaciones y solicite la información adicional que como resultado de la evaluación y seguimiento de los factores de riesgo hayan determinado como relevante y necesaria para controlar el riesgo de LA/FT.

En todo caso, las entidades vigiladas son responsables por la efectiva implementación de su SARLAFT.

4.2.2.2.1.4. Procedimientos simplificados de conocimiento del cliente

En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades vigiladas pueden implementar procedimientos simplificados de conocimiento del cliente para las operaciones, productos o servicios que se encuentran listados en este subnumeral.

Los procedimientos simplificados de conocimiento del cliente para personas naturales deben comprender, como mínimo, la individualización de los potenciales clientes a través de la verificación de su identidad al momento de su vinculación con la siguiente información: el tipo de documento de identificación, el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación, así como el cumplimiento de lo establecido en el subnumeral 4.2.2.1.4. del presente Capítulo.

Adicionalmente, las entidades deben dar cumplimiento a lo dispuesto en los subnumerales 4.2.2.2.1.1.2.1. y 4.2.2.2.1.5. del presente Capítulo, y solicitar cualquier otra información que estimen pertinente para dar aplicación a los procedimientos del SARLAFT, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de vinculación.

Los procedimientos simplificados de conocimiento del cliente para personas jurídicas deben comprender, como mínimo, la verificación, al momento de su vinculación, del documento que certifique la existencia y representación legal de la persona jurídica expedido por la autoridad competente. Dicho documento no podrá tener una vigencia superior a 30 días calendario.

Las entidades deben dar cumplimiento a lo dispuesto en los subnumerales 4.2.2.1.4., 4.2.2.2.1.1.1.2., 4.2.2.2.1.1.2.1. y 4.2.2.2.1.5. del presente Capítulo, y solicitar cualquier otra información que estimen pertinente para dar aplicación a los procedimientos del SARLAFT, a más tardar al momento del pago o desembolso de los recursos.

Los procedimientos simplificados de conocimiento del cliente para estructuras sin personería jurídica deben comprender, como mínimo, la verificación, al momento de su vinculación, de un documento que certifique o de cuenta de su existencia. En todo caso, las entidades deben dar cumplimiento a lo dispuesto en los subnumerales 4.2.2.1.4., 4.2.2.2.1.1.1.2., 4.2.2.2.1.1.2.1. y 4.2.2.2.1.5. del presente Capítulo, y solicitar cualquier otra información que estimen pertinente para dar aplicación a los procedimientos del SARLAFT, a más tardar, al momento del pago o desembolso de los recursos.

Los procedimientos simplificados de conocimiento del cliente implican un tratamiento diferencial de las entidades vigiladas en las gestiones de conocimiento de sus clientes, poblamiento de la base de datos y el respectivo monitoreo de los factores de riesgo, pero en ningún caso las exime de cumplir con las demás disposiciones aplicables, incluyendo las del subnumeral 4.2.2.2.1.1.2.2. del presente Capítulo.

Para los mencionados tipos de clientes, productos, operaciones, servicios, la segmentación de los factores de riesgo referido en el numeral 4.2.2.3.2. del presente Capítulo, debe realizarse con la información que tengan disponible las entidades. En todo caso, las entidades vigiladas, a medida que cuenten con información adicional, deben dar cumplimiento a las instrucciones del presente Capítulo.

Las instrucciones especiales del procedimiento simplificado de conocimiento del cliente aplican únicamente para los siguientes trámites y productos. Por lo tanto, en el evento en que un cliente que cuente con alguno de estos productos decida adquirir un producto o servicio diferente, las entidades vigiladas deben obtener de manera completa la información de conocimiento del cliente requerida de acuerdo con lo previsto en el subnumeral

4.2.2.2.1.1.3. del presente Capítulo, de manera previa a la realización de cualquier operación.

4.2.2.2.1.4.1. Operaciones realizadas con organismos multilaterales.

4.2.2.2.1.4.2. La constitución de fiducias de administración para el pago de obligaciones pensionales.

4.2.2.2.1.4.3. En los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o contratos de red, siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

4.2.2.2.1.4.4. En los siguientes seguros:

4.2.2.2.1.4.4.1. Los tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.

4.2.2.2.1.4.4.2. Los relativos a la seguridad social.

4.2.2.2.1.4.4.3. Aquellos en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público, salvo los tomados por empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a inspección y vigilancia de la SFC.

4.2.2.2.1.4.4.4. Los contratos de reaseguro.

4.2.2.2.1.4.4.5. Los tomados mediante bancaseguros, corresponsales y uso de red, así como aquellos distribuidos por comercialización masiva en los términos del artículo

2.31.2.2.1. del Decreto 2555 de 2010, siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente, tarjeta de crédito o cualquier forma de crédito otorgado por un establecimiento de crédito, y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

4.2.2.2.1.4.4.6. Aquellos tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea

un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. Ahora bien, en lo que se

refiere al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.

4.2.2.2.1.4.4.7. Aquellos que las entidades aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal. Para este tipo de seguros, la individualización de los potenciales clientes personas naturales se realiza con la verificación de los siguientes datos del documento de identificación: nombre, tipo y número. En todo caso, las entidades aseguradoras deben consultar al cliente en listas internacionales vinculantes para Colombia dentro de los 3 días hábiles siguientes a la vinculación de éste.

4.2.2.2.1.4.4.8. Aquellos otorgados mediante procesos de licitación pública.

4.2.2.2.1.4.4.9. De cumplimiento, cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.

4.2.2.2.1.4.4.10. De accidentes personales en vuelo.

4.2.2.2.1.4.4.11. Los contratos de coaseguro para las compañías distintas a la líder.

4.2.2.2.1.4.4.12. Pólizas judiciales.

4.2.2.2.1.4.4.13. De salud.

4.2.2.2.1.4.4.14. Exequiales.

4.2.2.2.1.4.4.15. Los seguros tomados que cumplan con los siguientes requisitos de forma simultánea: (i) que el valor asegurado sea igual o inferior a 3552,26 UVT y (ii) que el máximo pago anual de la prima sea igual o inferior a 157,88 UVT.

La cobertura de responsabilidad civil extracontractual no computa dentro del límite del valor asegurado del que trata el presente subnumeral.

4.2.2.2.1.4.5. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el manejo y pago de pasivos pensionales.

4.2.2.2.1.4.6. En los créditos que se instrumentan a través de libranza siempre que estas no excedan de 157,88 UVT y sean otorgadas a empleados de empresas que se encuentren previamente vinculadas en calidad de cliente con la entidad vigilada otorgante del crédito.

4.2.2.2.1.4.7. Ahorro pensional correspondiente al recaudo de aportes obligatorios de los regímenes pensionales a los que se refiere la Ley 100 de 1993.

4.2.2.2.1.4.8. Cuentas del auxilio de cesantías a las que se refieren los artículo 98 y siguientes de la Ley 50 de 1990. Para estos productos, la verificación de la identidad del potencial cliente en los términos descritos en el subnumeral 4.2.2.2.1.4. del presente Capítulo, se podrá realizar al momento del retiro de los recursos.

4.2.2.2.1.4.9. Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en Acción” y “Familias Guardabosques” que hacen parte del programa “Contra Cultivos Ilícitos” administrados por la Departamento Administrativo para la Prosperidad Social siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.

4.2.2.2.1.4.10. Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el subnumeral 4.2.2.2.1. del “Conocimiento del cliente”.

4.2.2.2.1.4.11. Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplica dicha excepción.

4.2.2.2.1.4.12. Los fondos de inversión colectiva en los que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008. Dicha excepción se aplica exclusivamente para la inversión de los citados recursos.

4.2.2.2.1.4.13. Los créditos educativos de que trata el artículo 10.7.1.1.8. del Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior -ICETEX debe contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza.

4.2.2.2.1.4.14. Las transferencias de recursos de que trata el artículo 1 del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por éstas. Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el Fondo sitúe en los fondos de inversión colectiva de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la Administración del Fondo, cuentan con 20 días para obtener la información respectiva.

4.2.2.2.1.4.15. Los créditos de consumo de bajo monto referidos en el Título 16, Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010.

4.2.2.2.1.4.16. Las operaciones de intermediación de bajo monto en el mercado de valores a las que se refiere el Capítulo I del Título III de la Parte III de la presente Circular.

4.2.2.2.1.4.17. La adquisición de participaciones de bajo monto en Fondos de Inversión Colectiva a las que se refiere el Capítulo V del Título VI de la Parte III de la presente Circular.

4.2.2.2.1.4.18. Los aportes de bajo monto en fondos voluntarios de pensión (FVP).

4.2.2.2.1.4.18.1. Características Se entiende por aportes de bajo monto en FVP aquellos que cumplan con las siguientes condiciones:

4.2.2.2.1.4.18.1.1. Los partícipes que las realizan: (i) sean personas naturales, (ii) tengan la calidad de beneficiarios de las operaciones de aportes o retiros en los FVP, y (iii) no sean consideradas como personas expuestas políticamente.

4.2.2.2.1.4.18.1.2. Los recursos para la realización de aportes de bajo monto en FVP provienen de productos de titularidad del partícipe.

4.2.2.2.1.4.18.1.3. Los montos de las operaciones de aportes o retiros del partícipe en los FVP administrados por la mismasociedad administradora no superen en el mes calendario sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

4.2.2.2.1.4.18.1.4. El monto total de las participaciones del partícipe en los FVP administrados por la misma sociedad administradora no exceda en el mes calendario sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de

diciembre del año inmediatamente anterior.

4.2.2.2.1.4.18.1.5 Los aportes no sean destinados a planes institucionales.

Las excepciones y reglas especiales contenidas en el presente subnumeral para la vinculación de clientes aplican únicamente para la realización de aportes de bajo monto en FVP. Por lo tanto, en el evento en que el partícipe decida realizar una operación que supere el monto de sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior en los términos previstos en el subnumeral

4.2.2.2.1.4.18.1. del presente Capítulo o decida adquirir un servicio diferente, las sociedades administradoras deben obtener la información requerida en el subnumeral

4.2.2.2.1.1.3. del presente Capítulo, de manera previa a la realización de cualquier operación o la adquisición del nuevo servicio.

En todo caso, las sociedades administradoras deben establecer procedimientos que les permitan verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el subnumeral

4.2.2.2.1.4.18.1. del presente Capítulo, así como el contenido y veracidad de

la información suministrada por el partícipe.

4.2.2.2.1.4.18.2. Información a los partícipes Las sociedades administradoras deben informar claramente a los partícipes todas las características y restricciones aplicables

a estas operaciones, así como los efectos de su incumplimiento.

Asimismo, las sociedades administradoras deben suministrar a los partícipes información clara, completa y oportuna sobre los medios y canales habilitados para la realización de operaciones.

4.2.2.2.1.4.18.3. Las sociedades administradoras deben adoptar mecanismos especiales que les permitan administrar los riesgos LAFT asociados a la realización de aportes de bajo monto en FVP. Para ello, pueden:

4.2.2.2.1.4.18.3.1. Establecer un número y monto máximo de operaciones permitidas para conservar las características previstas en el subnumeral 4.2.2.2.1.4.18.1 del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.4.18.3.2. Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar operaciones.

4.2.2.2.1.4.18.3.3. Las demás que se consideren necesarias.

4.2.2.2.1.4.18.4. Obtención de información requerida para adelantar el procedimiento ordinario de conocimiento del cliente

4.2.2.2.1.4.18.4.1. En el evento en que el partícipe que se haya vinculado a través de este trámite simplificado realice una operación que resulte en que el monto total de sus participaciones en los FVP administrados por una misma sociedad administradora supere sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de diciembre del año

inmediatamente anterior, las sociedades administradoras deben obtener la información requerida en el subnumeral

4.2.2.2.1.1.3. del presente Capítulo de manera previa a la realización de cualquier operación.

4.2.2.2.1.4.18.4.2. Cuando el partícipe retire sus aportes por un monto superior a los sesenta y seis mil Unidades de Valor Real (66.000 UVR) vigentes al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, las sociedades administradoras deben obtener la información requerida en el subnumeral 4.2.2.2.1.1.3. del presente Capítulo, de manera previa a que la sociedad administradora proceda a entregar y/o trasladar los recursos administrados.

4.2.2.2.1.4.19. Los aportes al servicio social complementario de Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) al que se refieren el artículo 87 de la Ley 1328 de 2009 y sus decretos reglamentarios. En todo caso, las entidades vigiladas deben cumplir con los demás requerimientos que se exijan para la vinculación a dicho producto. 4.2.2.2.1.4.20. Los depósitos de bajo monto que cumplan con las características del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

4.2.2.2.1.5. Personas expuestas políticamente

4.2.2.2.1.5.1. El concepto de Personas Expuestas Políticamente (PEP) comprende a las personas expuestas políticamente y

a las personas expuestas políticamente extranjeras definidas en el Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen.

4.2.2.2.1.5.2. El SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar que un cliente y/o potencial cliente: (i) detenta la calidad de PEP; (ii) tiene una sociedad conyugal de hecho o de derecho con un PEP; (iii) sea familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de un PEP; y (iv) tenga la calidad de asociado cercano, en los términos del artículo 2.1.4.2.10 del Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, complementen, sustituyan o adicionen. Adicionalmente, dichos mecanismos deben permitir identificar al beneficiario final de

un cliente y/o potencial cliente que detente la calidad de PEP. Para efectos de identificar a dicho beneficiario final, las entidades pueden emplear los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2.2.1.1.1.2. del presente Capítulo.

4.2.2.2.1.5.3. Con respecto a los clientes y/o potenciales clientes que detentan la calidad de PEP, las entidades vigiladas, además de aplicar las medidas normales de procedimiento de conocimiento del cliente, deben: (i) obtener la aprobación de la alta gerencia para la vinculación del cliente o para continuar con la relación comercial; (ii) adoptar medidas para establecer el origen de los recursos; (iii) prever procedimientos más exigentes de vinculación; y (iv) realizar un monitoreo continúo e intensificado de la relación comercial.

Para efectos de la aprobación para la vinculación de los clientes que detentan la calidad de PEP o para continuar con la relación comercial, el concepto de alta gerencia no incluye al oficial de cumplimiento.

4.2.2.2.1.5.4. Con respecto a las demás personas identificadas en el subnumeral

4.2.2.2.1.5.2. del presente Capítulo (con excepción de quien detenta la calidad de PEP), las entidades vigiladas deben establecer su perfil de riesgo. En aquellos casos

en que el perfil de riesgo de la respectiva persona esté calificado por las entidades como de alto riesgo, las entidades vigiladas deben aplicar las medidas intensificadas de conocimiento del cliente contempladas en el subnumeral 4.2.2.2.1.5.3 del

presente Capítulo.

4.2.2.2.1.6. Actualización de la información del cliente Las entidades vigiladas deben contar con políticas y procedimientos para actualizar los datos de sus clientes conforme a las

siguientes reglas:

4.2.2.2.1.6.1. Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para verificar y actualizar los datos recolectados de los clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad económica, origen de los recursos, composición

accionaria, etc.). En este sentido, a partir del perfil del riesgo de LA/FT que se haya estimado para cada cliente como resultado de la aplicación de los procedimientos del SARLAFT, las entidades vigiladas pueden definir la periodicidad con la cual se debe realizar la actualización de estos datos que, en todo caso, no puede ser superior a tres años. No obstante, para aquellos clientes que se determine que pueden exponer a la entidad en un mayor grado al riesgo de LA/FT, la actualización de estos datos debe realizarse, como mínimo, anualmente. En el evento en que un cliente pase a ser catalogado de alto riesgo por la entidad y no se haya actualizado sus datos en más de un año, las entidades deben realizar todas las diligencias necesarias para actualizar los datos del mismo dentro del mes siguiente al cambio de categorización.

4.2.2.2.1.6.2. Las entidades vigiladas deben realizar la actualización de estos datos, siempre que se presenten situaciones que requieran recaudar información adicional para permitirle a la entidad comparar las características de las transacciones

del cliente con su actividad económica y/o características del monto de sus ingresos o egresos. Para lo anterior, las entidades deben realizar todas las diligencias necesarias para actualizar los datos dentro del mes siguiente a la fecha del conocimiento de dicha situación.

4.2.2.2.1.6.3. En el evento en que cambie la participación algún beneficiario final, corresponde a las entidades realizar todas las diligencias necesarias para obtener la información sobre la actualización de los datos de los mismos.

A partir del perfil del riesgo de LA/FT que haya determinado la entidad como resultado de la aplicación de los procedimientos del SARLAFT, las juntas directivas de las entidades vigiladas pueden definir la periodicidad con la cual se debe realizar la actualización de estos datos que, en todo caso, no puede ser superior a tres años. No obstante, en aquellos casos que se determine que pueden exponer a la entidad en mayor grado al riesgo de LA/FT, las entidades deben realizar todas las diligencias necesarias para actualizar estos datos, como mínimo, anualmente. En el evento en que alguno los beneficiarios

finales pase a ser catalogado de alto riesgo por la entidad y no se hayan actualizado sus datos en más de un año, las entidades deben actualizar los datos del mismo dentro del mes siguiente al cambio de categorización

4.2.2.2.1.6.4. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización del análisis de riesgo de LA/FT que haya resultado en la adopción de la periodicidad definida.

4.2.2.2.1.6.5. Para el caso de productos inactivos, la actualización se debe llevar a cabo cuando el producto deje de tener tal condición.

4.2.2.2.1.6.6 Para el caso de las inversiones con baja transaccionalidad en acciones, la actualización se debe llevar a cabo cuando el inversionista solicite la realización de una nueva operación, de manera previa a su ejecución.

4.2.2.2.1.7. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas y partidos políticos

4.2.2.2.1.7.1. Metodologías

De conformidad con lo establecido en el presente instructivo, se considera que las campañas políticas y los partidos políticos exponen en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, por lo que corresponde a las entidades vigiladas que manejen productos a través de los cuales se reciban y administren recursos o bienes para las campañas políticas y partidos políticos, acordar con las gerencias o los responsables de los mismos el diseño y adopción de metodologías efectivas, eficientes y oportunas de identificación y conocimiento de sus donantes y aportantes de manera que permitan un control y monitoreo

estricto de las operaciones que se realicen.

Dichas metodologías deben permitir también como mínimo:

4.2.2.2.1.7.1.1. Identificar las operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes.

4.2.2.2.1.7.1.2. Identificar los funcionarios de las campañas políticas y partidos políticos autorizados para efectuar retiros, traslados o disponer de los bienes.

4.2.2.2.1.7.1.3. Controlar los aportes o donaciones en efectivo.

4.2.2.2.1.7.2. Mecanismos

Adicionalmente y también en coordinación con los gerentes o los responsables de las campañas y partidos, las entidades vigiladas deben establecer, entre otros, mecanismos mediante los cuales:

4.2.2.2.1.7.2.1. Se exija la autorización del gerente o responsable de la campaña y/o partido para permitir la recepción de aportes, donaciones, o la admisión de traslados o transferencias de recursos de cualquier otra cuenta o producto financiero a la cuenta de la campaña y/o partido, como regla general o a partir de determinada cuantía.

4.2.2.2.1.7.2.2. Se establezca un procedimiento para la devolución de aportes o donaciones que a juicio del gerente o responsable de la campaña y/o partido no deban contribuir a la financiación de la misma.

4.2.2.2.1.7.2.3. Se fije una cuantía máxima para el depósito o retiro de sumas en efectivo.

4.2.2.2.1.7.2.4. Se establezca un procedimiento general y expedito de información al público sobre los movimientos de dichas cuentas.

Los citados mecanismos e instrumentos deben quedar consignados en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente o responsable de la campaña y/o partido, el cual debe estar a disposición de esta Superintendencia y de las autoridades competentes.

4.2.2.2.2. Conocimiento del mercado

Las entidades deben conocer a fondo las características particulares de las actividades económicas de sus clientes, así como de las operaciones que estos realizan en los diferentes mercados. El SARLAFT debe incorporar y adoptar procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado al cuál se dirigen los productos que ofrece. El conocimiento del mercado debe permitirle a la entidad establecer con claridad cuáles son las características usuales de los agentes económicos que participan en él y las transacciones que desarrollan.

La entidad debe establecer las variables relevantes que le permitan realizar el conocimiento del mercado para cada uno de los factores de riesgo.

4.2.2.2.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales

El SARLAFT debe permitir a las entidades establecer cuándo una operación se considera como inusual. Para ello debe contar con metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales, entendidas estas como aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con las siguientes características:

4.2.2.2.3.1. No guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad.

4.2.2.2.3.2. Respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.

En el caso de identificación y análisis de las operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, indicando la fuente generadora de la inusualidad, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.

4.2.2.2.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales con la información acerca de los clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a las razones objetivas establecidas por la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa y reportarlo de forma oportuna y eficiente a la UIAF.

Los procedimientos de detección y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las entidades están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.

4.2.2.3. Instrumentos

Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el SARLAFT debe contar como mínimo con los siguientes instrumentos:

4.2.2.3.1. Señales de alerta o alertas tempranas

4.2.2.3.2. Segmentación de los factores de riesgo

4.2.2.3.3. Seguimiento de operaciones

4.2.2.3.4. Consolidación electrónica de operaciones

4.2.2.3.5. Matriz de riesgo

4.2.2.3.1. Señales de alerta o alertas tempranas

Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la entidad determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad, en el desarrollo del SARLAFT, ha determinado como normal.

Estas señales deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado.

4.2.2.3.2. Segmentación de los factores de riesgo Las entidades deben segmentar, como mínimo, cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos asegurando que las variables de análisis definidas garanticen la consecución de las características de homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la entidad. Para realizar la segmentación de los factores de riesgo, las entidades deben

contemplar como variables, entre otras, la información recolectada durante la aplicación de los procedimientos de conocimiento del cliente y, en general, los procedimientos que hacen parte del presente Capítulo. A través de la segmentación, las entidades deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.

4.2.2.3.3. Seguimiento de operaciones

Las entidades deben estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los demás factores de riesgo.

Para dar cumplimiento a lo anterior las entidades deben como mínimo:

4.2.2.3.3.1. Realizar seguimiento a las operaciones con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.

4.2.2.3.3.2. Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.

4.2.2.3.3.3. En el caso del seguimiento de operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

4.2.2.3.3.4. Tratándose de las operaciones, productos o servicios que trata el subnumeral

4.2.2.2.1.4. del presente Capítulo, el seguimiento a las operaciones que realicen las entidades vigiladas les debe permitir administrar el riesgo de LA/FT.

4.2.2.3.4. Consolidación electrónica de operaciones

Las entidades deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus clientes y usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.

Para dar cumplimiento a lo anterior, las entidades deben, como mínimo:

4.2.2.3.4.1. Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las

operaciones, según su naturaleza, es decir activas, pasivas y neutras por cada uno de los clientes y usuarios.

4.2.2.3.4.2. Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todos los productos, canales de distribución y jurisdicciones empleados por cada cliente y usuario.

En el caso de consolidación electrónica de operaciones de usuarios, las entidades deben determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y basados en los criterios previamente establecidos por

las mismas.

4.2.2.3.5. Matriz de Riesgo

Las entidades vigiladas deben contar con una matriz de riesgos para la aplicación e implementación de las etapas del SARLAFT. La matriz de riesgos que diseñen e implementen las entidades vigiladas debe contemplar las siguientes características, como mínimo, sin perjuicio de cualquier otra que consideren necesario incorporar:

4.2.2.3.5.1. Los riesgos identificados, junto con sus respectivas causas y el impacto de su materialización.

4.2.2.3.5.2. La relación existente entre los riesgos identificados y cada uno de los segmentos de los factores de riesgo en los que se podrían materializar los mismos.

4.2.2.3.5.3. La relación existente entre los riesgos identificados y cada uno de los riesgos asociados.

4.2.2.3.5.4. Las mediciones de probabilidad e impacto, tanto inherentes como residuales, para cada uno de los riesgos identificados y a nivel consolidado.

4.2.2.3.5.5. Los controles que mitigan cada uno de los riesgos identificados, junto con las variables consideradas para la medición de su efectividad.

4.2.2.3.5.6. Los indicadores que permitan efectuar permanente seguimiento al perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.

La matriz de riesgos debe permitir a las entidades la administración de sus perfiles de riesgo inherente y residual de LA/FT, de tal forma que se mantenga un constante monitoreo a la evolución de dichos perfiles y a la efectividad de los criterios y parámetros que hacen parte del SARLAFT, a fin de efectuar los ajustes que se consideren necesarios para garantizar el adecuado funcionamiento del mismo.

Los criterios metodológicos contemplados en el diseño/construcción de la matriz de riesgos, así como la información que sirve de fuente de análisis para esta herramienta, deben ser revisados con una periodicidad mínima semestral. Las entidades vigiladas deben tener a disposición de esta Superintendencia los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicha revisión.

4.2.3. Documentación

Las etapas y los elementos del SARLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

4.2.3.1. Requisitos: La documentación como mínimo debe contar con:

4.2.3.1.1. Respaldo documental

4.2.3.1.2. Requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados

4.2.3.1.3. Criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma, de conformidad con el artículo 96 del EOSF, según el cual, los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la SFC, deben conservarse por un período no menor de 5

años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. En el caso de las entidades a las que no les sea aplicable el artículo 96 del EOSF, de acuerdo con el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los libros y papeles deben conservarse por un período de 10 años. Vencidos dichos periodos, pueden ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

4.2.3.2. Elementos: La documentación debe contener por lo menos:

4.2.3.2.1. Manual de procedimientos del SARLAFT, el cual debe contemplar como mínimo:

4.2.3.2.1.1. Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.2. Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.3. La estructura organizacional del SARLAFT.

4.2.3.2.1.4. Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.5. Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del SARLAFT.

4.2.3.2.1.6. Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.

4.2.3.2.1.7. Los procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT.

4.2.3.2.1.8. Los programas de capacitación del SARLAFT.

4.2.3.2.1.9. Los procedimientos establecidos en el numeral 4.2.2 de este Capítulo.

4.2.3.2.2. Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT.

4.2.3.2.3. Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.

4.2.3.2.4. Los procedimientos de conocimiento del cliente deben ser incorporados en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo de las entidades subordinadas en el extranjero, salvo que sea contrario a la legislación a la que está sujeta la entidad subordinada. En este evento, se deberá presentar una opinión legal emitida por un abogado idóneo, autorizado para ejercer como tal en el país donde se encuentre el domicilio principal de la entidad subordinada, que no sea funcionario de esta, con destino a la Superintendencia Financiera de Colombia,

en la que se señale que la incorporación de los procedimientos de conocimiento del cliente en los manuales y sistemas de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo de dicha entidad es contrario a la legislación a la que está sujeta la entidad subordinada.

4.2.4. Estructura organizacional

Las entidades deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del SARLAFT.

En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.

4.2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponden al representante legal:

4.2.4.1.1. Establecer las políticas del SARLAFT.

4.2.4.1.2. Adoptar el código de ética en relación con el SARLAFT.

4.2.4.1.3. Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.

4.2.4.1.4. Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.

4.2.4.1.5. Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.

4.2.4.1.6. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

4.2.4.1.7. Pronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal y la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

4.2.4.1.8. Garantizar la suficiencia de los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

4.2.4.1.9. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y ROS.

4.2.4.1.10. Establecer y hacer seguimiento a los procedimientos encaminados a permitir una verificación efectiva, eficiente y oportuna de la información suministrada por los potenciales clientes en los procedimientos de conocimiento de cliente.

4.2.4.1.11. Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

4.2.4.1.12. Designar la(s) instancia(s) autorizada(s) para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.

4.2.4.1.13. Designar la(s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

4.2.4.1.14. En el caso de conglomerados financieros, en los términos previstos para el conocimiento del cliente en conglomerados financieros del subnumeral 4.2.2.2.1.3. del presente Capítulo, en el evento en que una entidad vigilada sea el holding financiero del respectivo conglomerado financiero, le corresponde además a su junta directiva impartir las directrices para el intercambio de información entre las entidades vigiladas que integran el conglomerado financiero.

4.2.4.1.15. Aprobar la metodología mediante la cual se va a realizar el análisis de riesgo de LA/FT, que le permita implementar los procedimientos de conocimiento del cliente.

4.2.4.2. Funciones del representante legal

El SARLAFT debe contemplar, como mínimo, las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:

4.2.4.2.1. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

4.2.4.2.2. Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen todas las políticas adoptadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

4.2.4.2.3. Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

4.2.4.2.4. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en el presente Capítulo.

4.2.4.2.5. Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

4.2.4.2.6. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.

4.2.4.2.7. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

4.2.4.2.8. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos, de acuerdo con lo señalado en el presente Capítulo.

4.2.4.3. Oficial de cumplimiento principal y suplente

4.2.4.3.1. Requisitos:

4.2.4.3.1.1. Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad.

4.2.4.3.1.2. Tener capacidad decisoria.

4.2.4.3.1.3. Demostrar conocimiento o capacitaciones en materia de administración del riesgo de LA/FT de mínimo ciento cincuenta (150) horas a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional antilavado de activos y contra la financiación del terrorismo en los términos que señale la entidad, o demostrar una experiencia mínima de veinticuatro (24) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración

de riesgos.

4.2.4.3.1.4 Acreditar un título profesional.

4.2.4.3.1.6. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.

4.2.4.3.1.7. No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.

4.2.4.3.1.8. Ser empleado de la entidad. En el caso de los conglomerados financieros, puede ser empleado de otra entidad del mismo conglomerado. En este evento debe ser designado además por las juntas directivas de las entidades del conglomerado en las cuales se va a desempeñar en tal calidad.

4.2.4.3.1.9. Estar posesionado ante la SFC.

El oficial de cumplimiento suplente debe cumplir como mínimo, los requisitos establecidos en los subnumerales 4.2.4.3.1.2 al

4.2.4.3.1.9 anteriores.

4.2.4.3.2. Funciones:

4.2.4.3.2.1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT.

4.2.4.3.2.2. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse, como mínimo, a los siguientes aspectos:

4.2.4.3.2.2.1. Los resultados de la gestión desarrollada.

4.2.4.3.2.2.2. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.

4.2.4.3.2.2.3. La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.

4.2.4.3.2.2.4. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.

4.2.4.3.2.2.5. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.

4.2.4.3.2.2.6. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la UIAF.

4.2.4.3.2.3. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.

4.2.4.3.2.4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.

4.2.4.3.2.5. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios.

4.2.4.3.2.6. Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

4.2.4.3.2.7. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.

4.2.4.3.2.8. Diseñar y someter a la aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, los procedimientos establecidos para la aplicación proporcional basada en riesgos de los procedimientos de conocimiento del cliente.

4.2.4.3.2.9. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

4.2.4.3.2.10. Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.

4.2.4.3.2.11. Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras dirigidas, establecidas en este Capítulo.

No pueden contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y ROS.

En el evento en que el oficial de cumplimiento no tenga dedicación exclusiva y desempeñe funciones adicionales, la entidad vigilada debe contar con políticas y mecanismos para prevenir y gestionar los conflictos de interés que puedan surgir en el ejercicio de sus funciones de oficial de cumplimiento con el desempeño de las funciones adicionales.

4.2.5. Órganos de control

Las entidades deben establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación del SARLAFT, a fin de que se puedan determinar sus fallas o debilidades e informarlas a las instancias pertinentes. Sin embargo, los órganos de control que se establezcan para el efecto no son responsables de las etapas de la administración del riesgo de LA/FT.

Los órganos de control deben ser por lo menos los siguientes: revisoría fiscal, y auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces.

4.2.5.1. Revisoría fiscal

Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, éste debe elaborar un reporte anual dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.

Además, debe poner en conocimiento del oficial de cumplimiento las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

Igualmente, el revisor fiscal debe reportar operaciones sospechosas a la UIAF, en cumplimiento del numeral 10 del artículo 207 del C. de Cio. Para tal efecto, debe registrarse en la plataforma Sistema de Reporte en Línea (SIREL), administrado por la UIAF o en cualquier otro sistema que dicha entidad desarrolle para el reporte de operaciones sospechosas.

4.2.5.2. Auditoría Interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces

Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones a la auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, ésta debe evaluar anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones en los términos del subnumeral 4 del presente Capítulo. Así mismo, debe informar los resultados de la evaluación al oficial de cumplimiento y a la junta directiva.

La auditoría interna, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, debe realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico.

4.2.6. Infraestructura tecnológica

Las entidades deben contar con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte tecnológico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño, que cumpla, como mínimo, con las siguientes características:

4.2.6.1. Contar con la posibilidad de captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo, garantizando que la estructura de datos definida para la captura de la información de los mismos contemple la totalidad de los campos necesarios para la adecuada administración del riesgo LAFT.

4.2.6.2. Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad.

4.2.6.3. Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes.

4.2.6.4. Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.

4.2.7. Divulgación de la Información

Las entidades deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.

En concordancia con el artículo 97 del EOSF y demás disposiciones legales vigentes sobre la materia, las entidades deben suministrar al público la información necesaria con el fin de que el mercado pueda evaluar las estrategias de administración del riesgo de LA/FT. Para el cumplimiento de las obligaciones de reporte establecidas en los arts. 102 a 107 del EOSF, todas las entidades vigiladas, incluyendo aquellas exceptuadas de la aplicación de este Capítulo, deben cumplir sus obligaciones de reporte ante las autoridades competentes, conforme a los documentos técnicos e instructivos anexos a este capítulo. Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño del SARLAFT:

4.2.7.1. Reportes internos

Los reportes internos son de uso exclusivo de la entidad.

4.2.7.1.1. Transacciones inusuales

La entidad debe prever dentro del SARLAFT los procedimientos para que el responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas a la instancia competente de analizarlas. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.

4.2.7.1.2. Operaciones sospechosas

De conformidad con el numeral 2. literal d. del artículo 102 del EOSF, constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación. El SARLAFT debe prever los procedimientos de reporte al funcionario o instancia competente, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.

4.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo

Como resultado del monitoreo deben elaborarse reportes que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la entidad, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. Dichos reportes deben tener una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso, deben realizarse con una periodicidad mínima semestral.

Los administradores de la entidad, en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.

4.2.7.2. Reportes externos

Los reportes externos deben ser enviados a la UIAF y/o a las demás autoridades competentes.

4.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS)

Corresponde a las entidades y sus revisores fiscales reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el respectivo documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad. Le corresponde a la entidad vigilada y al oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, garantizar la reserva del reporte de la operación sospechosa remitido a la UIAF, según lo previsto en la Ley 526 de 1999.

Las entidades deben reportar las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, en los términos y condiciones técnicas que la UIAF determine.

En estos casos no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

En el evento en el que, durante los periodos establecidos para cada reporte, las entidades no hayan observado transacciones u operaciones que den lugar a la realización del mismo, se debe informar de este hecho a la UIAF, de acuerdo con las instrucciones establecidas en los respectivos documentos técnicos e instructivos de cada uno de ellos.

En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y/o almacenadas en la entidad.

De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.

4.2.7.2.2. Reporte de transacciones en efectivo

Además de lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 103 EOSF, el cual impone a las entidades vigiladas la obligación de dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el Anexo 2 del Documento Técnico e Instructivo para el Reporte de las Transacciones en Efectivo de las Entidades Vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia publicado mediante la Circular Externa al presente Capítulo, las entidades deben remitir a la UIAF el informe mensual sobre transacciones en efectivo, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en su correspondiente documento técnico e instructivo, anexo al presente Capítulo. Se entiende por transacciones en efectivo todas aquellas transacciones que, en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en monedas nacional o extranjera. El reporte de transacciones en efectivo se compone de (i) Reporte de transacciones múltiples en efectivo y (ii) Reporte de transacciones individuales en efectivo.

Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples en efectivo, las siguientes:

4.2.7.2.2.1. Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales.

4.2.7.2.2.2. Recaudo de Contribución de Valorización

4.2.7.2.2.3. Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias

4.2.7.2.2.4. Recaudo de servicios públicos domiciliarios

4.2.7.2.2.5. Recaudo de telefonía móvil celular

4.2.7.2.2.6. Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL)

A su turno, se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones individuales en efectivo, las transacciones enunciadas en los subnumerales 4.2.7.2.2.3. a 4.2.7.2.2.6 anteriores.

Cuando se celebren contratos de uso de red acorde con la Ley 389 de 1997, Ley 510 de 1999, Ley 964 de 2005 y cualquiera otra disposición que autorice uso de red para ofrecer productos y servicios financieros y del mercado de valores, reglamentados entre otros por los arts. 2.31.2.2.1 y 2.34.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, o se acuerde algún mecanismo para recaudar o manejar efectivo, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la entidad usuaria de la red, como por el establecimiento que presta el servicio. En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre del quien fue efectuada la transacción en efectivo, esto es, la entidad usuaria de la red.

4.2.7.2.3. Reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo

Las entidades deben informar a la UIAF los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte a que se refiere el anterior numeral, de acuerdo con las indicaciones señaladas en el correspondiente documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades todos los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo.

Copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser conservada y archivada por la entidad de manera centralizada.

4.2.7.2.4. Reporte sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.

4.2.7.2.4.1. Operaciones: Las entidades deben remitir a la UIAF la información correspondiente a las siguientes operaciones, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el respectivo documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

4.2.7.2.4.1.1. Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario, también deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.

4.2.7.2.4.1.2. Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.

4.2.7.2.4.1.3. Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.

4.2.7.2.4.2. Contenido del reporte: Las entidades deben incluir en el reporte:

4.2.7.2.4.2.1. Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados, así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y 4.2.7.2.4.2.2. Las divisas no monetizadas. Para los efectos de dicho reporte, se entiende por divisas no monetizadas, aquellas que no se han convertido a moneda legal colombiana.

4.2.7.2.4.2.3. Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo el concepto de transferencias internacionales, las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior. No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas.

4.2.7.2.5. Reporte de las transacciones con tarjetas internacionales a través de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia Las entidades vigiladas que administren, representen o sean miembros de franquicias como: Visa, Diners, Master Card, entre otras, deben reportar a la UIAF, de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo, las operaciones compensadas con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos o sistemas de pago de bajo valor.

4.2.7.2.6. Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas

Las entidades vigiladas deben remitir a la UIAF la información correspondiente a la existencia de todos los productos vigentes,

activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

Se exceptúan del presente reporte los productos constituidos con entidades vigiladas por la SFC incluyendo el Banco de la República.

4.2.7.2.7. Reportes de los almacenes generales de depósito a otras autoridades

De acuerdo con las normas legales, los almacenes generales de depósito deben efectuar un ROS vinculadas con sustancias almacenadas, y remitirlo a la Sección de Control Químico de la Dirección Antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.

4.2.7.2.8. Reporte de patrimonios autónomos administrados por entidades vigiladas

Las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos, y lo hagan en virtud de los proyectos dispuestos por la Ley 1508 de 2012, una vez constituido el patrimonio autónomo, deben, dentro de los 3 días hábiles siguientes, reportar a la

UIAF el valor de los recursos administrados a través del patrimonio autónomo constituido por el contratista, el nombre del beneficiario, del fideicomitente, conforme al respectivo documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

4.2.7.2.9. Reporte de información sobre campañas políticas y partidos políticos

Sin perjuicio de lo señalado en el subnumeral 4.2.2.2.1.7. del presente Capítulo, las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas y partidos políticos, deben reportar a la UIAF la información de que trata el respectivo documento técnico e instructivo anexo al presente Capítulo.

4.2.8. Capacitación

Las entidades deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad.

Tales programas deben, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

4.2.8.1. El alcance y la periodicidad debe tener en cuenta el nivel de exposición al riesgo LA/FT del respectivo funcionario en el desempeño de sus funciones al interior de la entidad. Sin perjuicio de lo anterior, la periodicidad debe ser inferior o igual a un año.

4.2.8.2. Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos del presente Capítulo.

4.2.8.3. Ser constantemente revisados y actualizados.

4.2.8.4. Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.

4.2.8.5. Señalar el alcance de estos programas, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.

4.2.8.6. Considerar la realización de cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya ser ofrecido por la UIAF, que esté dirigido a los actores del sistema nacional antilavado de activos y contra financiación al terrorismo, en los términos que señale dicha entidad.

5. REGLAS ESPECIALES PARA TRANSFERENCIAS

En las transferencias de fondos realizadas dentro del territorio nacional, así como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país, debe capturarse y conservarse la información relacionada con el ordenante y con el beneficiario de acuerdo con las instrucciones del presente numeral.

En toda transferencia se debe capturar y conservar toda la información que aparezca en el mensaje relacionada con el/los ordenante(s) y el/los beneficiario(s).

Las transferencias que se realicen a través de entidades vigiladas por la SFC y en las cuales el ordenante y el beneficiario sean clientes de las mismas se encuentran exceptuadas del presente numeral.

Quien realice como ordenante o reciba como beneficiario, 3 o más operaciones de transferencia en el trimestre, o 5 o más en el semestre, o 6 o más en un año, cuyo monto individual sea superior a 13,16 UVT, se considera como cliente.

Así mismo, quien realice como ordenante o reciba como beneficiario más de 3 operaciones de transferencia en el trimestre, más de 6 al semestre, o más de 12 en un año, cuyo monto individual sea igual o inferior a 13,16 UVT, se considera como cliente.

5.1. Transferencias internacionales

Las entidades ordenantes deben garantizar que las transferencias internacionales contengan la información necesaria y precisa sobre el ordenante, así como la información necesaria sobre el beneficiario de conformidad con las instrucciones aquí descritas:

5.1.1. Transferencias realizadas a través de SWIFT

5.1.1.1. Información del ordenante

La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica); (ii) dirección, indicando el país y la ciudad, o el número del documento identidad, o el número de identificación del cliente, o la fecha y el lugar de nacimiento; (iii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla; y (iv) la entidad ordenante. Las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el ordenante.

Sin embargo, en el evento en que el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000), las entidades ordenantes deben solicitar, como mínimo, la siguiente información respecto del ordenante: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. En este caso, las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información mínima requerida sobre el ordenante siempre que, de acuerdo con el análisis de riesgo de la entidad, exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto de dicha transferencia. La información mínima requerida del ordenante debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago. En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.

5.1.1.2. Información del beneficiario

Las entidades ordenantes deben solicitar la siguiente información mínima del beneficiario, que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.1.3. Pagos de transferencias

Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades beneficiarias deben exigir a las personas que sean beneficiarias de la transferencia (sin ser clientes) la siguiente información:

5.1.1.3.1. En el caso de personas naturales: (i) nombre/s y apellido/s; (ii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico, y (iii) número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.1.3.2. En el caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica: (i) nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico, y (ii) número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

Las entidades beneficiarias deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el beneficiario, en particular, su identidad, siempre que dicha información no haya sido verificada con anterioridad. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades beneficiarias no deben comprobar la exactitud de la información necesaria del beneficiario siempre que: (i) el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000); y (ii) de acuerdo con su análisis de riesgo de la entidad beneficiaria, no exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto al pago de dicha transferencia.

Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse, además, el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.1.2. Transferencias realizadas a través de money remitters o cualquier otro sistema

La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombres y apellidos (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica); (ii) dirección, indicando el país y la ciudad, o el número del documento nacional de identidad, o el número de identificación del cliente, o la fecha y el lugar de nacimiento; (iii) la entidad originadora / money remitters ; y (iv) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional, debe capturarse tal información. Las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el ordenante.

Sin perjuicio de lo anterior, en el evento en que el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000), las entidades ordenantes pueden solicitar, como mínimo, la siguiente información respecto del

ordenante: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. En este caso, las entidades ordenantes deben comprobar la exactitud de la información mínima requerida sobre el ordenante siempre que, de acuerdo con el análisis de riesgo de la entidad, exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto de dicha transferencia. La información mínima requerida del ordenante debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago. Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse, además, el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.1.2.1. Información del beneficiario

Las entidades ordenantes deben solicitar la siguiente información del beneficiario, que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s en caso de personas naturales), o nombre o razón social (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica), y (ii) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.2.2. Pagos de transferencias

Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades beneficiarias deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información:

5.1.2.2.1. En el caso de personas naturales: (i) nombre/s y apellido/s; (ii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico; (iii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico, y número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.1.2.2.2. En el caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico, y número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse, además, el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación. Las entidades beneficiarias deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el beneficiario, en particular, su identidad, siempre que dicha información no haya sido verificada con anterioridad. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades beneficiarias no deben comprobar la exactitud de la información necesaria del beneficiario siempre que: (i) el monto de la transferencia sea igual o menor del equivalente a mil dólares estadounidenses (USD 1.000); y (ii) de acuerdo con su análisis de riesgo de la entidad beneficiaria, no exista riesgo de materialización del riesgo LA/FT con respecto al pago de dicha transferencia.

5.1.3. Transferencias electrónicas agrupadas

Cuando varias transferencias internacionales de un único ordenante estén agrupadas en un solo archivo de procesamiento por lotes para su transferencia a varios beneficiarios, el archivo debe contener la siguiente información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica); (ii) dirección, indicando el país y la ciudad, o el número del documento nacional de identidad, o el número de identificación del cliente, o la fecha y el lugar de nacimiento; (iii) el número de cuenta o número de referencia de la transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla; y (iv) entidad financiera originadora.

Así mismo, este archivo debe contener la siguiente la información mínima de los beneficiarios que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: (i) nombre/s y apellido/s (en caso de personas naturales), o nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal (en caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica) y (ii) el número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla. Las entidades vigiladas deben comprobar la exactitud de la información necesaria sobre el ordenante y el beneficiario.

5.1.4. Entidades intermediarias

Para las transferencias electrónicas internacionales, las entidades que actúen como intermediario deben garantizar que toda la información sobre el ordenante y el beneficiario que acompaña la transferencia electrónica se conserve con la misma.

Las entidades intermediarias deben cumplir con lo dispuesto en el numeral 5.4. del presente Capítulo. La entidad intermediaria debe tomar medidas razonables, que correspondan con los procesos de pago directo, para identificar las transferencias electrónicas internacionales que carecen de la información necesaria sobre el ordenante o sobre el beneficiario.

La entidad intermediaria debe contar con políticas y procedimientos basados en riesgo para determinar: (i) cuándo ejecutar, rechazar o suspender una transferencia electrónica que carezca de la información necesaria sobre el ordenante o la información necesaria sobre el beneficiario; y (ii) la acción de seguimiento apropiada.

5.1.5. Entidades beneficiarias

Las entidades beneficiarias deben tomar medidas razonables para identificar las transferencias internacionales que carecen de la información necesaria sobre el ordenante o la información necesaria sobre el beneficiario. Estas medidas pueden incluir el monitoreo posterior o en tiempo real, cuando sea factible.

Para las transferencias electrónicas, las entidades beneficiarias deben verificar la identidad del beneficiario, si la identidad no ha sido verificada con anterioridad, y mantener esta información por un período de al menos cinco años.

La entidad beneficiaria debe contar con políticas y procedimientos eficaces basados en el riesgo para determinar: (i) cuándo ejecutar, rechazar o suspender una transferencia electrónica que carezca de la información necesaria sobre el ordenante o el beneficiario; y (ii) la acción de seguimiento apropiada.

5.2. Transferencias nacionales

En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la información mínima del ordenante y beneficiario que debe

permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, sin perjuicio de cualquier información

adicional que cada entidad considere relevante.

5.2.1. En el caso de personas naturales: (i) nombre/s y apellido/s; (ii) tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico, ciudad, y (iii) número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

5.2.2. En el caso de personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica: (i) nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico, ciudad, y (ii) número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla.

En todo caso, la transferencia nacional puede incluir la información acerca del número de cuenta o número de referencia de transacción o, en su defecto, un único número de referencia de la transacción que permita rastrearla, siempre que: (i) este número permita rastrear la transacción hasta el ordenante y/o el beneficiario, y (ii) la entidad beneficiaria pueda obtener la información del ordenante por otros medios verificables.

Cuando se actúe a través de mandatario debe exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

Tratándose de los depósitos de bajo monto que cumplan con las características del artículo 2.1.15.1.2. del Decreto 2555 de 2010, la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, es el nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.

5.3. Reportes de operaciones sospechosas

Cuando tanto el ordenante como el beneficiario de una transferencia hagan uso de la misma entidad vigilada, aquella debe, además de lo señalado en su SARLAFT, tener en cuenta toda la información, tanto del ordenante como del beneficiario, con el fin de dar cumplimiento al deber de reporte contenido en el subnumeral 4.2.7.2.1. del presente Capítulo.

5.4. Documentación

Las entidades vigiladas deben cumplir con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la información obtenida del ordenante y del beneficiario, de conformidad con el artículo 96 del EOSF.

6. SANCIONES FINANCIERAS DIRIGIDAS

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas al congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades señaladas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las Recomendaciones del GAFI en esta materia, las entidades vigiladas deben hacer seguimiento y monitoreo permanentemente a las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.

En línea con lo dispuesto en las Cartas Circulares 110 de 2015 y 58 de 2016, en el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona y/o entidad señalada

por estas resoluciones, la entidad vigilada, de manera inmediata, debe ponerlo en conocimiento del Vicefiscal General de la Nación y de la UIAF a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva

reserva legal.

7. PRÁCTICA INSEGURA

La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5 del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Capítulo.